Die 3 Pflichten, die jedes Unternehmen braucht!
Kennen Sie das?
Jedes Unternehmen – ob klein oder mittelständisch – braucht drei Grundpfeiler, um rechtssicher, effizient und geschützt arbeiten zu können.
Der Server steht im Keller, das E-Mail-Postfach ist überfüllt und die nächste Rechnung wird wieder per Post verschickt. Solange alles läuft, wird kaum darüber nachgedacht – doch sobald eine Prüfung, ein Ausfall oder ein Hackerangriff ins Spiel kommt, wird deutlich: Bestimmte Dinge sind keine Option, sondern Pflicht.
Jedes Unternehmen – ob klein oder mittelständisch – braucht drei Grundpfeiler, um rechtssicher, effizient und geschützt arbeiten zu können.
1) E-Mail-Archivierung – gesetzliche Pflicht
E-Mails sind geschäftsrelevante Dokumente – und unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Ein normales Backup genügt hier nicht.
Die gesetzlichen Grundlagen:
- GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form): Alle steuerrelevanten E-Mails müssen vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar archiviert werden.
- HGB und AO: Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten gelten auch für E-Mails mit Geschäftsbezug.
- DSGVO: Neben der Aufbewahrungspflicht gilt auch die Pflicht zum Schutz personenbezogener Daten – Transparenz und Sicherheit sind unerlässlich.
Kennen Sie das Problem, wenn Sie dringend eine Mail für eine Betriebsprüfung brauchen und diese einfach nicht auffindbar ist?
MailStore Software (lokal)
Mit der MailStore Software archivieren Sie Ihre E-Mails GoBD-konform auf Ihrem eigenen Server.
Vorteile:
- Rechtssichere Archivierung
- Schnelle Suche für alle berechtigten Mitarbeiter
- Schutz vor Datenverlust
Aber: Sie müssen die Technik selbst betreiben – Server warten, Updates einspielen, Speicherplatz erweitern. Das bedeutet Aufwand und Kosten.
Cloud für MailStore
Die Cloud für MailStore nimmt Ihnen diese Last ab. Alle Vorteile der Archivierung – ohne eigene Infrastruktur.
Vorteile Cloud (die entscheidend sind):
- Keine eigene Hardware oder Wartung notwendig
- Updates & Backups – Sie sind immer auf dem neuesten Stand
- Flexibler Zugriff – ob Büro, Homeoffice oder unterwegs
- Höchste Sicherheit im CMO eigenen deutschen Rechenzentrum
- Skalierbar – wächst mit Ihrem Unternehmen, ohne neue Server kaufen zu müssen
Kurz gesagt: Lokal ist Pflicht, Cloud ist Zukunft. Wer heute neu startet oder modernisieren möchte, spart mit der Cloud langfristig Zeit, Geld und Nerven.
2) E-Rechnungen – Pflicht ab 2025
Seit 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft alle Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche. Wer weiterhin auf Papier oder einfache PDF-Rechnungen setzt, läuft Gefahr, rechtliche Vorgaben zu verletzen und ineffizient zu arbeiten.
Kennen Sie das: Eine Rechnung kommt per Post oder als PDF per Mail – und plötzlich verliert man den Überblick?
Lexware Software (lokal)
Mit der Lexware Software können Sie Buchhaltung, Lohnabrechnung und Faktura lokal bearbeiten.
Vorteile:
- Bewährte, einfach bedienbare Software
- Gesetzeskonforme Abwicklung von Rechnungen
- Direkte Zusammenarbeit mit Steuerberatern
Aber: Updates, Datensicherung und der Zugriff von unterwegs müssen selbst organisiert werden.
LexCloud
Die LexCloud bringt Ihre Buchhaltung in die Cloud – Sie nutzen weiterhin die bewährte Lexware Software, aber viel flexibler und einfacher.
Vorteile LexCloud:
- Zugriff von überall – Büro, Homeoffice, unterwegs
- Updates & Backups – immer rechtlich & technisch aktuell
- Datensicherung in der Cloud – kein Risiko von Datenverlust
- Höchste Sicherheit im eigenen deutschen CMO-Rechenzentrum
- Ideal für E-Rechnungen – digitale Prozesse von Anfang bis Ende
Während lokale Software funktioniert, macht die Lexware Software in der LexCloud Ihre Buchhaltung wirklich effizient und zukunftssicher. Gerade mit der Pflicht zur E-Rechnung ist das der bequemste Weg, gesetzeskonform zu bleiben.
3) Cyberangriffe – die unterschätzte Gefahr
Viele KMU denken: „Wir sind doch zu klein, uns trifft es nicht.“ Doch genau das Gegenteil ist der Fall: Kleine und mittlere Unternehmen sind ein bevorzugtes Ziel von Cyberkriminellen. Gründe: weniger Sicherheitsmaßnahmen, veraltete Systeme und oft keine spezialisierte IT-Abteilung.
Die Folgen eines Angriffs:
- Verschlüsselung aller Daten durch Ransomware (Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und nur gegen Lösegeld wieder freigibt),
- Stillstand von Geschäftsprozessen,
- erhebliche finanzielle Schäden und Imageschäden,
- mögliche Meldepflichten und Bußgelder nach DSGVO bei Datenlecks.
Kennen Sie das mulmige Gefühl, wenn eine verdächtige E-Mail im Posteingang landet oder ein Mitarbeiter aus Versehen auf einen schädlichen Link klickt?
Mit einer Securepoint Firewall stellen Sie sicher, dass Angriffe frühzeitig erkannt und abgewehrt werden. Funktionen wie moderne Content-Filter, VPN-Anbindung für mobiles Arbeiten und ein mehrstufiges Schutzkonzept sichern Ihr Netzwerk ab – und das alles in einer Lösung, die speziell für KMU entwickelt wurde.
Fazit: Drei Pflichten, eine sichere Zukunft
Wer heute erfolgreich arbeiten will, kommt an diesen drei Punkten nicht vorbei:
Ob Sie auf lokale Software setzen oder den Komfort der Cloud bevorzugen – entscheidend ist, dass Sie diese drei Pflichten im Blick haben:
- E-Mail-Archivierung mit MailStore Software oder Cloud für MailStore
- Rechnungsprozesse & E-Rechnungen mit Lexware Software oder LexCloud
- IT-Sicherheit mit der Securepoint Black Dwarf Firewall
So bleibt Ihr Unternehmen rechtssicher, effizient und geschützt – heute und in Zukunft.
