E-Mail-Archivierung mit MailStore: Gesetzliche Pflichten sicher erfüllen
E-Mails sind aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch was viele Unternehmen unterschätzen: Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland strengen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist daher nicht nur sinnvoll, sondern gesetzlich verpflichtend. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Vorschriften Unternehmen beachten müssen – und wie MailStore Ihnen dabei hilft, diese Vorgaben effizient und sicher umzusetzen.
Warum ist E-Mail-Archivierung gesetzlich vorgeschrieben?
In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails über mehrere Jahre hinweg vollständig, unveränderbar und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Diese Pflicht ergibt sich aus verschiedenen Gesetzen und Verordnungen:
1. Abgabenordnung (AO)
Die AO (§ 147) verpflichtet Unternehmen zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen – dazu zählen auch E-Mails, wenn sie Buchführungs- oder Steuerrelevanz besitzen (z. B. Angebote, Rechnungen, Verträge).
2. Handelsgesetzbuch (HGB)
Nach § 257 HGB müssen alle Handelsbriefe und Buchungsbelege für 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden. Auch E-Mails, die Geschäftsprozesse dokumentieren, fallen darunter.
3. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Die GoBD konkretisieren die Anforderungen an die digitale Archivierung. Demnach müssen E-Mails vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar gespeichert werden. Zudem ist sicherzustellen, dass Daten jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar sind.
4. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Neben der Archivierungspflicht regelt die DSGVO, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden müssen. Hier spielt eine revisionssichere Archivierungslösung mit Zugriffssteuerung eine zentrale Rolle.
Warum reicht ein E-Mail-Backup nicht aus?
Viele Unternehmen verwechseln E-Mail-Backups mit einer gesetzeskonformen Archivierung. Doch Backups dienen der Datensicherung, nicht der rechtlichen Dokumentation. Backups sind in der Regel nicht unveränderbar, nicht revisionssicher und erfüllen keine GoBD-Vorgaben. Eine professionelle E-Mail-Archivierung wie mit MailStore Server ist daher zwingend erforderlich, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen.
MailStore: Die revisionssichere E-Mail-Archivierungslösung
MailStore Server ist eine der führenden Lösungen für rechtssichere E-Mail-Archivierung. Mit MailStore archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, manipulationssicher und GoBD-konform. Die Lösung erfüllt sämtliche gesetzlichen Vorgaben und bietet gleichzeitig zahlreiche Vorteile:
- Automatische Archivierung aller relevanten E-Mails
- Unveränderbarkeit durch manipulationssichere Speicherung
- Revisionssichere Protokollierung aller Archivierungsprozesse
- Schnelle und komfortable Suchfunktionen für Auskunfts- und Prüfungszwecke
- Flexible Anbindung an Microsoft 365, Exchange, IMAP-Server und PST-Dateien
- Rechte- und Rollenbasierter Zugriff gemäß DSGVO
MailStore in der Cloud: E-Mail-Archivierung ohne eigenen Server
Für Unternehmen, die ihren MailStore-Server nicht selbst betreiben möchten, bieten wir zentrale MailStore-Cloud-Server an. Damit profitieren Sie von einer DSGVO-konformen Archivierungslösung, ohne eigene Serverinfrastruktur oder IT-Aufwand. Unsere Cloud-Lösung sorgt für automatisierte Updates, sichere Backups und standortunabhängigen Zugriff – rechtssicher, flexibel und zukunftssicher.
Gesetzliche Archivierungspflicht sicher umsetzen – mit MailStore
Die rechtlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung sind eindeutig und verpflichtend. Mit MailStore erfüllen Sie diese Anforderungen effizient und revisionssicher. Gleichzeitig entlasten Sie Ihre IT, steigern die Auskunftsfähigkeit und sichern sich eine zuverlässige Lösung für die digitale Dokumentation Ihres Unternehmens.
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