E-Mails archivieren: Aufbewahrungsfristen, gesetzliche Vorgaben und die sichere Cloud-Lösung mit MailStore
Wie lange müssen E-Mails gespeichert werden? Erfahren Sie, warum Unternehmen die Cloud für MailStore nutzen, um rechtssicher und stressfrei zu archivieren.
Der tägliche Wahnsinn mit E-Mails
Wer kennt es nicht: Das Postfach quillt über, wichtige Nachrichten verschwinden zwischen Newslettern und langen E-Mail-Verläufen, und die IT mahnt, dass das Postfach mal wieder fast voll ist.
Und dann kommt noch der Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer mit der Frage:
„Haben Sie die Rechnungs-E-Mails der letzten 10 Jahre rechtssicher archiviert?“
Spätestens in diesem Moment merken viele Unternehmer: Eine einfache Ablage in Outlook reicht nicht.
Genau dieses Szenario erleben tausende Unternehmen in Deutschland jedes Jahr – und genau hier setzt die Cloud für MailStore an.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Viele Unternehmer fragen sich: „Wie lange muss ich E-Mails eigentlich speichern?“
Die Antwort ist eindeutig: Nach HGB (Handelsgesetzbuch) und AO (Abgabenordnung) gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht.
- 6 Jahre für geschäftliche Korrespondenz
- 10 Jahre für steuerlich relevante E-Mails und Belege
Wichtig: Ein normales Speichern im Postfach reicht nicht aus. E-Mails müssen unveränderbar, vollständig und jederzeit auffindbar archiviert werden.
Warum alte Methoden nicht mehr reichen
Viele Unternehmen versuchen es noch mit PST-Dateien, manuellen Backups oder eigenen Outlook-Ordnern – doch all das ist fehleranfällig, nicht rechtssicher und verschwindet oft schneller, als man denkt. Die Konsequenz sind Bußgelder, Datenverlust und jede Menge Stress bei Prüfungen.
Die Lösung: Cloud für MailStore
Die Cloud für MailStore ist die gehostete Variante des MailStore Servers – also eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung, die nicht auf Ihrem eigenen Server läuft, sondern sicher in einem deutschen Rechenzentrum von CMO betrieben wird.
Mit der Cloud für MailStore erhalten Unternehmen eine komplette, rechtssichere E-Mail-Archivierung – ohne eigene Server oder hohen IT-Aufwand.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
✅ DSGVO-konform: Hosting in deutschen Rechenzentren
✅ Keine Hardware nötig: keine Anschaffung, keine Wartung
✅ Rechtssicher: erfüllt GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), HGB, AO und DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung)
✅ Kompatibel mit Outlook, Office 365, Exchange und mehr
✅ Kostenkontrolle: monatliche, transparente Abrechnung
✅ Hohe Verfügbarkeit & Datensicherheit durch Cloud-Infrastruktur
Warum Cloud für MailStore statt eigener Server?
Im Vergleich zur lokalen Lizenz punktet die Cloud für MailStore mit:
| Feature | Lokale Lizenz (MailStore Server) | Cloud für MailStore Server |
| Investition | Hohe Anfangskosten (Server + Lizenz) | Geringe Monatskosten |
| IT-Aufwand | Wartung, Updates, Backups selbst erledigen | Optional übernimmt CMO alles für Sie |
| Flexibilität | Hardwareabhängig | Jederzeit skalierbar |
| Zugriff | meist nur intern | weltweit sicher erreichbar über das Internet |
? Ergebnis: Die Cloud für MailStore eignet sich besonders für KMU (Kleine und mittlere Unternehmen), die keine eigene IT-Abteilung haben und eine einfache, sichere und kostengünstige Lösung suchen.
MailStore Server – die lokale Lizenz
Natürlich gibt es auch weiterhin den klassischen MailStore Server als Lizenz. Diese Variante eignet sich vor allem für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung, die ihre Infrastruktur selbst betreiben möchten.
Praxisbeispiel: E-Mail-Archivierung
Viele Unternehmen arbeiten heute mit Microsoft 365 oder Outlook. Mit der Cloud für MailStore läuft die Archivierung dort völlig automatisiert und rechtssicher ab: Jede eingehende und ausgehende E-Mail wird sofort gespeichert, Mitarbeiter können archivierte Nachrichten direkt aus Outlook herausfinden, und gleichzeitig werden die Postfächer entlastet. Das sorgt nicht nur für schnellere Suchvorgänge, sondern auch für weniger Speicherprobleme im Alltag.
Fazit: Die Cloud für MailStore ist die Zukunft der E-Mail-Archivierung
Unternehmen sind verpflichtet, geschäftliche E-Mails 6 bis 10 Jahre aufzubewahren. Mit der Cloud für MailStore erfüllen Sie nicht nur alle gesetzlichen Vorgaben, sondern profitieren zusätzlich von:
- geringerem IT-Aufwand
- planbaren Kosten
- hoher Flexibilität
- maximaler Sicherheit
? Als langjähriger MailStore Partner unterstützen wir Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung – egal ob Cloud für MailStore oder klassische Lizenz.
So bleibt Ihr Unternehmen rechtssicher, effizient und zukunftsfähig.
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